Come gestire i costi del tuo store online per garantirne la redditività

Calcolare il costo totale di proprietà (TCO) di uno store online non si limita al prezzo della piattaforma. Nel webinar organizzato da PrestaShop e Marketing4eCommerce, tre esperti del settore hanno condiviso la loro esperienza per aiutare i merchant a prevedere i costi reali e a proteggere i margini. Esteban Martín (Channel Manager di PrestaShop), Antonio Roldán (CEO di INNPO) e Javier Galán (Direttore Generale di B2B Group) hanno illustrato anche le voci di spesa che molti sottovalutano e le strategie che migliorano la redditività.

Antonio e Javier, entrambi membri del Million Club di PrestaShop, vantano oltre quindici anni di esperienza nella distribuzione e nel commercio elettronico. Antonio dirige INNPO e gestisce anche lo store online Bateriasonline.com, punto di riferimento per soluzioni di accumulo energetico, batterie e caricabatterie. Javier gestisce tre negozi (20milproductos.com, Materialescolar.es e Productospersonalizados.es), che insieme contano 40.000 referenze e quattro magazzini sincronizzati tramite PrestaShop.

Open source e SaaS: guardare oltre il prezzo iniziale

La prima differenza significativa riguarda il modello economico della piattaforma. Le soluzioni SaaS attirano per la rapidità di attivazione, ma generano rischi finanziari nel medio periodo.

Antonio Roldán e Javier Galán hanno evidenziato le commissioni variabili che si aggiungono al fatturato (tra l’1,6 % e l’1,7 % di costi aggiuntivi). A questi costi si sommano quelli delle passerelle di pagamento imposte, che possono variare tra il 2 % e il 2,7 %. Nel complesso, l’impatto finanziario può raggiungere il 4–4,5 % delle vendite nelle soluzioni SaaS.

PrestaShop, come software open source, offre un’alternativa con costi prevedibili e ammortizzabili. La possibilità di scegliere le proprie passerelle di pagamento consente di ottimizzare i costi di transazione secondo le proprie esigenze, con differenze significative sui grandi volumi.

Calcolare il TCO su un orizzonte di quattro o cinque anni

I tre relatori consigliano di valutare il TCO su un periodo minimo di 4 o 5 anni. Questo arco temporale permette di distribuire i costi iniziali di implementazione e di confrontare in modo accurato i modelli CAPEX (investimento iniziale) e OPEX (costi operativi).

Il calcolo deve includere tutte le voci: sviluppo iniziale, hosting, moduli e licenze, manutenzione evolutiva, nonché costi indiretti come conformità al GDPR, sicurezza o traduzioni.

Gli esperti propongono una metodologia semplice: sommare tutti i costi legati all’apertura e alla gestione del negozio, dividere il totale per il fatturato lordo e moltiplicare per 100. Questa base comune consente di confrontare diverse soluzioni e di anticipare gli sviluppi del budget.

Ottimizzare la logistica in base al catalogo

Oltre alla piattaforma, la logistica costituisce un elemento cruciale del TCO. Javier Galán stima i suoi costi di trasporto intorno all’11 % del fatturato. Antonio Roldán, che vende batterie e dispositivi energetici pesanti, affronta costi logistici che possono arrivare al 20–30 %. La differenza tra i due casi evidenzia la necessità di adattare la strategia al tipo di prodotto.

I due merchant adottano strategie rigorose: limite massimo di stock pari a due mesi, rotazione media di 10–15 giorni e algoritmi che eliminano le referenze a bassa rotazione. Antonio applica anche ribassi automatici per liquidare prodotti obsoleti e riduce in modo sistematico le referenze con tassi di reso elevati.

Ottimizzare i costi di marketing e acquisizione

Il marketing costituisce il terzo pilastro del TCO. Javier Galán consiglia di mantenere i costi di acquisizione sotto l’8 % del fatturato una volta superata la fase iniziale. Per raggiungere questo obiettivo, punta sul cross-selling: il suo terzo store B2B dedicato al merchandising si rivolge ai clienti già attivi negli altri due negozi.

I due esperti invitano a valutare il ROI di ciascun strumento prima di sottoscrivere nuove licenze. Aggiungere funzionalità solo perché disponibili, senza un reale utilizzo, erode i margini senza generare valore.

Gestione della liquidità: la priorità

La gestione della liquidità incide direttamente sul TCO. Javier Galán ha spiegato come strutturare un conto economico per gli store online, distinguendo chiaramente i costi variabili da quelli fissi.

L’obiettivo consiste nel mantenere un flusso di cassa positivo ogni mese. Per farlo, si calcola il margine di contribuzione (vendite meno costi variabili: prodotto, logistica, costi finanziari) e si verifica che copra i costi fissi.

Antonio Roldán segue lo stesso approccio e rivede il suo conto economico ogni due settimane od ogni mese. Aggiorna il documento in base alla stagionalità, ai cambi nel personale o agli adeguamenti salariali.

I punti chiave del webinar

• Guardare oltre il prezzo d’ingresso quando si confrontano i SaaS e l’open source. Considerare commissioni variabili e costi obbligatori dei gateway di pagamento, che possono portare il totale a 4–4,5 % delle vendite.
• Valutare il TCO su un orizzonte di 4 o 5 anni per confrontare correttamente CAPEX e OPEX e distribuire i costi iniziali.
• Includere tutte le voci nel calcolo del TCO: sviluppo, hosting, moduli, licenze, manutenzione, conformità al GDPR, sicurezza, traduzioni e costi indiretti.
• Applicare un metodo semplice di confronto: costi totali ÷ fatturato lordo × 100.
• Adattare la logistica al catalogo. I costi di spedizione variano molto per categoria e possono incidere tra l’11% e il 30% del fatturato.
• Gestire lo stock con disciplina: meno di 2 mesi di inventario, rotazione di 10–15 giorni, eliminazione delle referenze a bassa rotazione e dei prodotti con alto tasso di reso. Usare i ribassi automatici per smaltire i prodotti obsoleti.
• Mantenere i costi di marketing e di acquisizione sotto l’8% del fatturato dopo il lancio. Sfruttare il cross-selling e la base di clienti esistente.
• Valutare il ROI prima di adottare nuovi strumenti. Evitare funzionalità senza un utilizzo concreto.
• Strutturare il conto economico distinguendo chiaramente i costi variabili e fissi. Analizzare il margine di contribuzione per assicurarsi che copra i costi fissi.
• Dare priorità alla liquidità. Puntare a un flusso di cassa mensile positivo e rivedere il conto economico ogni due settimane od ogni mese.
• Tenere a mente il principio centrale: la redditività nell’e-commerce dipende dal rigoroso controllo dei costi. L’open source conserva il controllo sugli elementi strategici e la disciplina operativa in logistica, catalogo e liquidità, e sostiene la crescita nel lungo periodo.

Il webinar ha posto l’accento su un principio essenziale: il successo nell’e-commerce non dipende solo dal fatturato, ma anche dal controllo accurato di tutti i costi. Scegliere una piattaforma open source come PrestaShop consente di mantenere il controllo su elementi strategici (pagamenti, sviluppo, scalabilità) e di evitare aumenti unilaterali dei prezzi. Ottimizzare la logistica, razionalizzare il catalogo e monitorare la liquidità ogni giorno costituiscono la base per una redditività sostenibile. Per gli store online che puntano alla crescita, questi principi determinano la continuità e lo sviluppo del progetto.