Come automatizzare la gestione contabile del tuo e-commerce?

Quando un e-commerce è in fase di crescita, aumentano gli incassi, le vendite e, di conseguenza, anche le operazioni bancarie. Può diventare quindi complesso monitorare il flusso di cassa del proprio business. Ti suggeriamo innanzitutto di dire addio ai fogli di calcolo Excel e di sostituirli con una soluzione innovativa, pensata appositamente per la riconciliazione bancaria di un e-commerce.

Come scegliere lo strumento più adatto? Leggi l'articolo e scopri i vantaggi dei software su misura per la riconciliazione bancaria.

Cos'è la riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria è un'operazione contabile e consiste nel ****verificare che le registrazioni contabili corrispondano ai movimenti riportati nell'estratto conto.

Il tuo commercialista si occupa quindi di controllare la corrispondenza tra le transazioni e i relativi documenti contabili. In questo modo si assicura che il saldo del conto aziendale e il saldo riportato sull'estratto conto sia lo stesso.

Se viene calcolata una minima differenza tra i due importi, è necessario controllare i dettagli della transazione in questione e correggerne la registrazione.

La riconciliazione bancaria è uno step fondamentale per un'azienda. Ti consente infatti di:

• scoprire eventuali errori presenti nei documenti contabili;
• identificare alcune spese bancarie nascoste o di cui non sei a conoscenza, come le commissioni di cambio;
• verificare che i dati relativi ai pagamenti corrispondano alle fatture.

Quali sono i vantaggi dell'automazione contabile per un e-commerce?

Automatizzare la riconciliazione bancaria del proprio e-commerce significa semplificare la propria quotidianità e quella del proprio contabile, soprattutto se si effettuano mensilmente numerose transazioni. Puoi così beneficiare di numerosi vantaggi, ottimizzando la gestione contabile aziendale.

Risparmiare tempo

La riconciliazione bancaria è essenziale e, se fatta manualmente, richiede un controllo meticoloso.

Utilizzando uno strumento su misura per la riconciliazione bancaria e per la gestione contabile, puoi semplificare l'attività e risparmiare fino a 4 ore al mese. L'automazione contabile rivoluziona la tua quotidianità e quella del tuo commercialista.

Ti consente infatti di concentrarti su ciò che conta davvero, la crescita del tuo e-commerce, e di dedicare ad esempio il tuo tempo a:

• elaborare gli ordini dei vostri clienti;
• cercare nuovi fornitori ;
• sviluppare la tua piattaforma online.

Ridurre il rischio di errori

Senza un efficace processo di riconciliazione bancaria, rischi di effettuare errori che possono avere gravi conseguenze per il tuo business online, come:

• effettuare per la seconda volta un pagamento non registrato;
• sollecitare un cliente per un pagamento già effettuato;
• pagare un fornitore in ritardo.

Automatizzando questa operazione, puoi mettere in sicurezza la gestione dei flussi di cassa, identificare velocemente i pagamenti in ritardo e ridurre il rischio di frodi.

Quali sono le funzionalità essenziali per automatizzare la riconciliazione bancaria?

Per rispondere a tutte le tue esigenze e a quelle del tuo business, un software per la riconciliazione bancaria deve avere alcune caratteristiche fondamentali.

Raccolta dei giustificativi

Esistono diverse soluzioni per riconciliare automaticamente le tue transazioni con le fatture di fornitori e clienti. Puoi:

• scaricare i documenti contabili dalla tua app web o mobile;
• inoltrare l'email contenente la fattura affinché il software la importi e la elabori autonomamente.

Puoi anche scegliere un software per riconciliazione bancaria che offre servizi per semplificare le integrazioni, come Zapier o Integromat. I tuoi documenti contabili possono così essere gestiti e inviati in modo automatico.

Rilevamento dell'IVA

La gestione dell'IVA (imposta sul valore aggiunto) è un argomento delicato per le imprese, soprattutto in relazione alle nuove misure europee entrate in vigore il 1° luglio 2021 e indirizzate proprio al settore e-commerce.

Per questo è importante scegliere un servizio di riconciliazione bancaria che sia in grado di rilevare in maniera automatica l'IVA di ogni pagamento.

Categorizzazione dei pagamenti

Il monitoraggio regolare delle tue voci di spesa è essenziale per migliorare la redditività del tuo business. Ti suggeriamo quindi di affidarti ad un software tramite il quale puoi impostare dei tag e categorizzare le spese.

Accesso in sola lettura per il commercialista

Per gestire in maniera ottimale la contabilità del tuo business e fare un bilancio accurato, è fondamentale che il tuo contabile abbia accesso a informazioni affidabili. D'altronde i dati contabili influenzano la strategia commerciale del tuo business.

Il tuo servizio per la riconciliazione bancaria deve quindi essere compatibile con il software utilizzato dal tuo commercialista. I dati contabili possono così essere trasmessi automaticamente, senza intervento umano, e i costi dedicati alle attività contabili si riducono.

È ora di automatizzare la riconciliazione bancaria della tua attività? Con Qonto puoi ottimizzare la gestione contabile del tuo e-commerce e dire addio ai fogli di calcolo. Cosa aspetti? Inizia subito!