13/11/2019

Come automatizzare la tua azienda il più velocemente possibile

Cosa significa automatizzare la tua azienda

Se pensiamo anche solo fino a 25 anni fa, ci rendiamo conto come l’avvento di internet abbia cambiato per sempre le nostre vite e il nostro modo di lavorare.
Comunicazione, vendita, telelavoro e molti altri aspetti del nostro business hanno completamente cambiato modalità di approccio alla clientela e non solo.

Il primo esempio che ci viene in mente è il gioco del lotto: negli anni 80 non esisteva nessuna macchinetta automatica per l’emissione delle bollette.
Chi c’era ricorderà sicuramente le lunghe file in tabaccheria e la quantità di tempo speso in attesa di tutta la procedura. Il tabaccaio doveva infatti segnare i numeri su appositi moduli  e utilizzare la carta carbone, poi con santa pazienza doveva strappare, con l’aiuto di un righello, ogni singolo tagliando.

L’avvento delle macchine automatiche ha sicuramente migliorato la vita del tabaccaio e dei suoi avventori!

Allo stesso modo oggi non è più possibile pensare di adottare procedure così lente: la soglia di attenzione è calata drasticamente a 4 secondi, le persone vogliono trovare quello che cercano immediatamente, online e da casa.

Pro e contro 

Come tutte le cose ovviamente esistono dei pro e dei contro nell’automatizzare le procedure. I pro li conosciamo bene: lo snellimento del lavoro, la conseguente possibilità di implementare nuovi servizi e il monitoraggio accurato della post vendita e della customer care.
Il contro invece è quel senso di umanità che viene a mancare. La fiducia della clientela oggi più che mai funziona sulla base delle recensioni, ma quanti dei nostri affezionati si sentono accuditi dai nostri servizi?

La vendita online prevede tutta una serie di prassi tra offerte e Newsletter che contengono il nome del nostro cliente ma… sono veramente personali?
Danno l’impressione che dietro ci sia effettivamente qualcuno e non un semplice software di invio automatico?

E’ proprio qui che sta la bravura dell’azienda. Scegliere le automatizzazioni giuste senza compromettere il fattore customer care.

Cosa automatizzare

La scelta di come e cosa rendere automatico sembra semplice ma in realtà varia in base al nostro business.
Di seguito elenchiamo solo i settori più conosciuti in cui si utilizzano processi di automazione:

E-mail

Per chi lavora moltissimo con le mailing list (è il caso degli e-commerce) è innegabile che l’utilizzo di un software apposito sia necessario.
Catalogare gli utenti in base alle preferenze di acquisto, età, genere e periodo aiuta moltissimo ad inviare offerte mirate e in target.
Profilare il cliente e conoscere la sua storia, cancella il “contro” di cui parlavamo nel precedente paragrafo.

Social Media

La cura dei Social porta via moltissimo tempo: ogni azienda gestisce almeno 2 o 3 social network. L’utilizzo di un programma che pubblica contemporaneamente i nostri post su tutte le piattaforme è un must.
Esistono addirittura software per la ricerca di hashtag più popolari in base alla propria attività.
In questo caso è indispensabile usare il classico calendario editoriale per pianificare mensilmente o settimanalmente i post.

Firma Digitale

La firma digitalizzata è un grande aiuto in caso di trasferimento di documenti e modulistica di varia natura. 

Fatturazione

Le procedure amministrative richiedono una tale precisione che pensare di gestirle senza un programma apposito è quasi impossibile.

Come automatizzarsi velocemente 

Valutati i processi che hanno bisogno di snellimento, il resto del lavoro riguarda sempre le tempistiche.
Se dovessimo formare le nostre risorse interne su tutti i punti elencati sopra perderemmo moltissime settimane di lavoro a testare programmi e imparare ad usarli.

L’incrocio di software diversi, come per esempio la gestione del magazzino con un programma dedicato alla fatturazione, potrebbe generare conflitti e falle.

Il modo più veloce per automatizzarsi senza creare bug di sistema è affidarsi ad una piattaforma che gestisca le varie sezioni da uno stesso pannello.

Un buon esempio di automatizzazione

Prendiamo il caso di un e-commerce:
La gestione del magazzino, la mailing list degli utenti, la customer care, la fatturazione e le spedizioni sono gli elementi base della vendita online.

Pensare di gestire separatamente tutte queste cose non velocizza il nostro lavoro, pertanto è bene scegliere un CMS che faccia queste cose tutte insieme.

La formazione del nostro personale su un pannello unico, che comunica in tempo reale con i vari dipartimenti aziendali è sicuramente il modo più veloce di implementare le procedure senza perdere i dettagli.

Conclusione

Il primo passo verso l’automatizzazione dunque è valutare a priori quali settori aziendali ne hanno bisogno.

Il secondo step è orientare la nostra scelta verso un programma completo che possa offrirci i plug in necessari per coprire tutte le nostre esigenze.

Ultimo passo è utilizzare tutte le potenzialità del programma per rendere il nostro lavoro preciso e dare al cliente la cura che chiede.

Se abbiamo dei dubbi riguardo la scelta più adatta, è sempre bene non fare di testa nostra rischiando di sbagliare. Un’agenzia di comunicazione specializzata può aiutarci con consigli mirati in base al nostro business tenendo conto di tutti questi aspetti: customer care, buona comunicazione e velocità!

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